導入事例

年間4,500通発生する契約書の電子化に踏み切ったKATEKYO長野がNINJA SIGNを選んだ理由とは

株式会社KATEKYOグループ
地域密着型で学習塾事業を運営しているKATEKYO長野。本日はエリア責任者の柳沢様から、サービス導入の経緯やNINJA SIGNのメリットについて伺いました。

課題

・年間約4500通発生する契約書の管理
・コロナ禍におけるお客様との契約業務

効果

・契約書のステータス管理が簡単にできるので、工数が大幅に削減
・お客様の契約書締結工数が大幅に削減
・社内書類の契約締結業務が1週間から5分に

お話しを伺った方

柳沢様
上田地区エリア責任者

HP:https://katekyo-nagano.com/

事業内容について

弊社は地域密着型でマンツーマンの学習塾事業を行っています。長野県内21拠点の塾を運営しており、アルバイトではなくプロの講師が指導するという方針のもと、40年間塾運営を行って参りました。もともとは家庭教師の事業を行っておりましたが、拡大家族から核家族への時代の移り変わりとともに家庭教師のニーズが少なくなる中、学習塾で家庭教師のサービスを提供するという思いから、従来の家庭教師業務と並行しマンツーマンの学習塾の運営を行っております。

電子契約サービス導入の経緯

弊社ではコロナ禍でのお客様との契約業務と大量の契約書の管理が煩雑になるという課題を抱えていました。
弊社は設立が昭和の50年かつ、長野県内に21箇所の拠点があり、すべての拠点で締結した契約書を紙で管理していたため、このままのペースで契約書が増えるといずれ保管・管理しきれない状態にありました。
このような課題がある中、コロナウイルスが蔓延したこともあり、お客様から外にでて契約変更や契約更新などの各種手続きを行いたくないという声があり、郵送等で書類の送付を行っておりました。しかし個人情報を郵送でやり取りする抵抗感があったことや、お客様が契約書の記入事項にミスがあったりするとそのたびに契約書の返送コストが発生するので、どうにか電子化することはできないかと考えたことがサービス導入の検討をおこなったきっかけです。
弊社は地域密着をキーワードとして行っているため、エリアごとに分社化を行っております。私は長野県の上田エリアの責任者を務めており、この度長野県のエリアで発生する契約書を電子化するプロジェクトの担当として電子契約サービスの導入を行いました。

NINJA SIGNを選んだ理由とは

これから長年使っていくサービスでもあったので、導入するサービスは慎重に検討しました。7社ほどの企業様から具体的なお話しを伺い、NINJA SIGNの導入に至りました。
サービスの導入にあたっての検討ポイントは使い勝手、面倒見の良さの2点を中心にみていました。
やはり、サービスは運用ができてこそであるので、契約の締結や管理業務がいかに簡単に操作できるかという点、担当者の方が運用までのサポートをしっかり行ってくれるのか、弊社の要望を聞いてくれるのかといった点は重要なポイントでした。
NINJA SIGNは操作性は勿論のこと、担当者の方からの誠意を感じられたことから導入を決定しました。
今でも担当者の方には相談に乗っていただいたり、要望を聞いて頂いております。

NINJA SIGN導入のメリット

NINJA SIGNを導入して変化した点は3つあります。
1つ目はお客様の工数の削減です。従来の書面での契約の場合は、契約の更新や夏期講習の申込があるたびに来訪して頂いていましたが、オンラインで簡単に完結することができるので、自宅で契約が完結しますし、契約更新の場合は名前や生年月日をNINJA SIGN上で入力してお送りすることで、お客様の工数がサインのみになったことで契約にかかる工数が大幅に削減されました。
2つ目は、契約管理の業務の簡素化です。弊社では年間に約4500通の契約を締結するので、契約書の管理業務が煩雑になっていました。NINJA SIGN導入後はすべての契約書のステータス管理が簡単にできるようになったので、契約関連業務を失念することもなくなりました。
3つ目は社内書類についても契約締結までの工数・時間が大幅に削減されたことです。例えば講師の方と結ぶ雇用契約書では講師用、教室用、本部用の3つの契約書を作成する必要があり、講師の方に雇用契約書に押印を頂いたあと、本部に契約書を送り、本部から押印済みの契約書を回収するといった工数が発生しており、契約業務が完了するまでに約1週間の時間がかかっていました。NINJA SIGN導入後は全てオンラインで完結することが可能なので、契約業務が約5分で完結するようになりました。

電子契約の使用領域を拡大

現在はお客様の入塾書や講師との雇用契約書をメインに電子化しており、夏期講習などスポットでの申込書なども順次切り替えていくことを予定しています。

充実したコンテンツとサポート

当然のことではありますが、電子契約サービスの導入は初めてのことでもあったので心配はありました。しかしNINJA SIGNは簡単に操作できることに加え、NINJA SIGNの使い方を解説した動画がYouTubeにてアップロードされており、この動画を担当者に見せることで、使い方に関しての質問は特になく使うことができています。
また、不明点や機能の改善要望があった場合は担当者の方にサポートして頂けるので、スムーズに運用することができています。

ハンコ文化の在り方

個人的には教育業界に限らず、ハンコ文化は淘汰されていくと感じています。やはり書面での契約にはかなりの手間がかかり、また契約締結のたびにハンコの準備が必要となるので、徐々に減っていくことは確実だと思います。半面、ハンコ文化が完全になくなってしまうことには反対です。職業柄お客様の印鑑をご確認させていただくことが多いのですが、書体にこだわったハンコや花などの絵柄を彫り込んだハンコを使用されている方も少なくありません。これはハンコという日本の文化の良さでもあると思います。ハンコを見ることでその人の人柄が見えたり、会話のきっかけにもなることもあります。電子契約、ハンコそれぞれに良い面はあると思うので、場面場面に応じて使い分けができればよいなと感じています。

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